* Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi

T. C.

GAZİ ÜNİVERSİTESİ

ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI KURULUŞ ve İŞLEYİŞ YÖNERGESİ

 

 BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç

Madde 1. Bu yönerge, Gazi Üniversitesi öğrencilerinin eğitim-öğretim dışında kalan zamanlarını değerlendirmek amacıyla sosyal, kültürel, sanatsal, sportif ve akademik gelişimlerine katkı sağlamak amacıyla oluşturacakları “Gazi Üniversitesi Öğrenci Topluluğu” tanımlı toplulukların kuruluş, işleyiş ve yapacakları etkinliklere ilişkin usul ve esasları düzenler.

Bu yönerge ile Gazi Üniversitesi öğrencilerinin birlikte çalışma ortamı içerisinde, Atatürk ilkelerine bağlı, demokratik kültürü hazmetmiş, paylaşmayı bilen, kendine güveni olan, analitik düşünebilen, yaratıcı ve üretken bireyler olarak yetişmelerine katkıda bulunmaları amaçlanmaktadır.

Kapsam

Madde 2. Bu yönerge, Gazi Üniversitesinde aktif olarak faaliyetlerini sürdüren ve yeni kurulacak olan öğrenci topluluklarının kuruluş, işleyiş ve denetimine ilişkin ilkeleri kapsar.

Dayanak

Madde 3. Bu Yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 46. ve 47. maddeleri uyarınca ve 3 Şubat 1984 tarih ve 18301 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Yükseköğretim Kurumları, Mediko-Sosyal, Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Dairesi Uygulama Yönetmeliği’nin 10. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4. Bu Yönergede geçen;

Akademik Lider: Gazi Üniversitesi Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığında kurulmuş ya da kurulacak olan topluluklardan birisinin sorumlusu olan Gazi Üniversitesi’nin öğretim elemanını,

Başkan: Topluluk Başkanını,

Komisyon: Gazi Üniversitesi Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığında oluşturulan Öğrenci Toplulukları Komisyonunu,

Öğrenci: Gazi Üniversitesi’ne bağlı fakülte, enstitü, devlet konservatuvarı, yüksekokul ve meslek yüksekokullarına kayıtlı ön lisans, lisans ve lisansüstü öğrencilerini,

Rektör: Gazi Üniversitesi Rektörünü,

Rektör Danışmanı: Gazi Üniversitesi topluluklardan sorumlu Rektör Danışmanını,

SKS Dairesi Başkanlığı: Gazi Üniversitesi Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığını,

Topluluk: Gazi Üniversitesi’ne bağlı fakülte, enstitü, devlet konservatuvarı, yüksekokul ve meslek yüksekokulları öğrencileri tarafından SKS Dairesi Başkanlığında kurulan öğrenci topluluğunu,

Üniversite: Gazi Üniversitesi’ni,

Yönerge: Gazi Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesini

belirtir.         

İKİNCİ BÖLÜM

Öğrenci Toplulukları Komisyonunun Oluşturulması

Madde 5. Komisyon; İlgili Rektör Danışmanı, SKS Dairesi Başkanı, SKS Dairesi Kültür Şube Müdürü, SKS Dairesi Muhasebe Yetkilisi ve SKS Dairesi Başkanlığı bünyesinde topluluklar ile ilgili işlerden sorumlu bir memurdan oluşur. Komisyon Rektör tarafından bir yıl süre ile görevlendirilir. Komisyon haftada en az bir kez toplanır. Kararlar oy çokluğu ile alınır. Komisyona ilgili Rektör Danışmanı başkanlık yapar.

Öğrenci Toplulukları Komisyonunun Görevleri

Madde 6. Gazi Üniversitesinde öğrenci topluluklarının kurulması, işleyişi ve denetlenmesi konusunda tam yetkili olan komisyon, aşağıda belirtilen görevleri yürütür:

  1. Toplulukların başvurularını bu yönerge kapsamında inceleyerek kabul etmek,
  2. Toplulukların çalışma raporlarını inceleyerek bu yönerge hükümlerine göre etkinliklerini denetlemek ve değerlendirmek,
  3. Toplulukların yönetim kurulunu ve akademik liderini gerekli durumlarda toplantıya çağırmak,
  4. Gazi Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi değişikliklerine karar vermek ve Rektörlüğe sunmak,
  5. Toplulukların çalışma ve faaliyetlerini denetlemek,
  6. Toplulukların açılması ve kapatılması konusunda Kültür ve Sosyal Hizmetler Komisyonuna uygun görüş bildirmek,

Topluluğun Kurulması

Madde 7.

(1) Gazi Üniversitesi Öğrenci Topluluğunun kurulabilmesi için, öğrenciler gerekli sayı ve koşulları yerine getirerek akademik liderlerinin onayladığı dilekçe ve ilgili akademik birim (fakülte/yüksekokul/enstitü) aracılığı ile SKS Dairesi Başkanlığına başvururlar.

 Başvuru dosyasında;

  1. En az 15 (on beş) kurucu üyenin adı, soyadı, adresi, disiplin durumunu da içeren öğrenci belgesi,
  2. Kurucu yönetim kurulu üyeleri,
  3. Önerilen akademik liderin adı, soyadı, akademik liderliği kabul ettiğine ilişkin imzalı onay belgesi,
  4. Topluluğun adı,
  5. Topluluğun amacı,
  6. Topluluğun adı ve özelliklerini belirten logosu
  7. Bir yıllık etkinlik planı,
  8. Topluluğun işleyişine ilişkin bu yönerge hükümlerine uyulacağına dair kurucu üyelerin taahhüdü,

yer almalıdır.

(2) Başvuru, komisyonca görüşülerek karara bağlanır. Başvurusu uygun görülen topluluklar kurulması için Kültür ve Sosyal Hizmetler Komisyonuna gönderilir. Rektörlük onayından sonra topluluk kurulmuş olur.

(3) Bir öğrenci topluluğu, üniversitenin tüm öğrencilerine açıktır. Çalışmalarını yürüten aynı amaç ve kapsamdaki gruplar, başvuruları halinde Gazi Üniversitesi Öğrenci Topluluğu olarak kurulmuş olan bir toplulukta alt birim olarak yer alabilirler. Topluluklara, Gazi Üniversitesi dışından üye kabul edilmez. Toplulukların kurulması için başvuru her eğitim-öğretim yılında Ekim-Kasım ve Şubat-Mart aylarında dilekçe ile yapılır.

(4) Üniversite bünyesinde aynı amaç, kapsam ve isim altında bir başka topluluk kurulamaz. Ancak, Türk kültüründe önemli bir yeri bulunan “Halk Oyunları” ve “Tiyatro” başlığı adı altında oluşturulacak topluluklar bu kapsam dışında kalır.

Akademik Liderin Görev ve Sorumlulukları

Madde 8.

(1) Topluluklar, kuruluş aşamasında, kendilerine bir akademik lider belirlemek zorundadırlar.

(2) Akademik lider, Gazi Üniversitesi’nin öğretim elemanları arasından belirlenir.

(3) Topluluğun akademik liderliğinden çeşitli nedenlerle ayrılan/ayrılmak isteyen öğretim elemanının, yazılı olarak SKS Dairesi Başkanlığına başvurması gerekir. Topluluk tarafından en geç 15 gün içinde yeni akademik lider belirlenerek bilgileri SKS Dairesi Başkanlığına bildirilir. Bir topluluk akademik lidersiz kalır ve yeni lider atanamazsa, etkinliklerini devam ettiremez.

(4) Topluluklar, her türlü etkinlikleri için öncelikle akademik liderin onayını almak zorundadırlar. Her türlü etkinlik, akademik liderin bilgisi, gözetimi ve sorumluluğu altında yürütülür.

(5) Toplulukların, Şehir içi ve şehir dışı etkinlikleri için Üniversiteden araç talep edildiğinde akademik lider veya yazılı olarak yetki vereceği öğretim elemanı etkinliğin “kafile başkanı” olarak araçta yer almak zorundadır.

Topluluğun Adı,  Logosu ve İletişim Bilgileri

Madde 9. Topluluğun adı, amacını yansıtacak nitelikte olmalıdır. Üniversite veya ilgili akademik birim adları, toplulukların adlarında ve/veya logolarında kullanılabilir; ancak bu, topluluğun yaptığı etkinliklerle üniversitenin veya ilgili akademik birimin yasal ve malî bir yükümlülük alacağı anlamına gelmez.  

Toplulukların Etkinlikleri

Madde 10.

(1) Toplulukların amacı ve düzenleyecekleri etkinlikler, öğrencilerin kişisel, bilimsel, sosyal, kültürel, sanatsal ve sportif gelişimlerine katkı getirecek biçimde düzenlenmelidir.

(2) Her eğitim öğretim yılı başında topluluk yıllık etkinlik faaliyet planını komisyona sunar. Komisyon tarafından incelenen yıllık etkinlik raporunun komisyonca onayından sonra etkinliklere başlanır.

(3) Her etkinlik sonrası etkinliği yapan topluluk beş gün içerisinde etkinlik raporunu görsellerle birlikte ogrencitopluluklari@gazi.edu.tr e-posta adresine gönderir. Etkinlik raporlarını göndermeyen topluluklara komisyonca ikaz, ihtar ve bir sonraki etkinliklerden kısıtlamalar gibi yaptırımlar uygulanır.

Topluluklara Üye Olma, Üyelikten Çıkma ve Çıkarılma

Madde 11.

(1) Gazi Üniversitesine kayıtlı her öğrenci, topluluklara üye olabilir. Üye olma koşullarını sağlayan öğrencilerin üyeliğe kabulü, topluluk yönetim kurulu kararıyla ve üye kayıt defterine işlenmesiyle kesinleşir.

(2) Gazi Üniversitesine kayıtlı bir öğrenci, birden fazla topluluğa üye olabilir ancak, birden fazla topluluğun yönetim kurulunda yer alamaz.

(3) Topluluk yönetim kurulunda görev alan öğrencinin mezun olması, öğrencilik hakkının sona ermesi, kendi isteğiyle görevden ayrılması veya başka nedenlerle ayrılmak durumunda kalması halinde, topluluk yönetim kurulu tarafından, yerine, ayrılan üyenin görev süresi ile sınırlı kalmak üzere yedek üye görevlendirilir.

(4) Topluluk üyesi öğrenci, istediği zaman, topluluk yönetim kuruluna vereceği bir dilekçe ile üyelikten ayrılabilir. Üyelikten ayrılan bir öğrenci, üye olma koşulunu taşıması durumunda yeniden topluluk üyesi olabilir.

(5) Topluluğun amaçları dışında ve yönergeye aykırı etkinlikte bulunan üyeler, akademik lider ve topluluk yönetim kurulu kararıyla üyelikten çıkarılabilir.

Toplulukların Yönetim Organları

Madde 12. Topluluk Genel Kurulu

(1) Topluluğun en yetkili karar organı olup, topluluğa kayıtlı üyelerden oluşur.

(2) Yılda en az iki kez toplanır. Her üye yapılan genel kurul toplantılarına katılabilir. Her üye oyunu bizzat kullanır. Akademik lider gerekli gördüğü hallerde yönetim kurulu toplantısına gözlemci sıfatıyla katılabilir. Genel kurul, varsa yönetim kurulu başkanı tarafından açılır ve toplantıyı yönetmek üzere bir divan başkanı ve iki yazmanın seçilmesiyle çalışmalarına başlar. Toplantılar, üyelerin salt çoğunluğu ile yapılır. Salt çoğunluğun sağlanamadığı durumlarda, ikinci toplantıda bu koşul aranmaz; kararlar, katılan üyelerin salt çoğunluğuyla alınır. Genel kurulda alınan kararların akademik liderin onayını alması gerekir.

(3) Genel Kurul, yönetim kurulunun önerisiyle veya üyelerin en az 1/3’ünün isteğiyle olağanüstü toplanır. Toplantı, en geç bir hafta öncesinden üyelere yazılı olarak duyurulur.

(4) Genel Kurulun Görev ve Yetkileri;

  1. Her öğretim yılının başlamasından itibaren en geç dört hafta içerisinde toplanarak yönetim kurulunu ve yedek üyeleri seçmek,
  2. Yönetim kurulu tarafından hazırlanan etkinlik programını ve etkinlik raporunu görüşerek karara bağlamak.

Topluluk Yönetim Kurulu

Madde 13.

(1) Yönetim kurulu, genel kurul tarafından yapılacak seçimler sonucu belirlenecek on bir asil ve dört yedek üyeden oluşur.

(2) Yönetim kurulu, ilk toplantısında başkan ve başkan yardımcısını seçer. Yönetim kuruluna seçilebilmek için topluluğa üye olmak ve herhangi bir disiplin cezası almamış olmak gerekir. Yönetim kurulu seçimi için önce adaylar belirlenir, daha sonra her genel kurul üyesi belirlenen sayıdaki asil yönetim kurulu üyesinin adlarını ve soyadlarını yazdığı mühürlü oy pusulasını sandığa atarak gizli oy kullanır. Oyların tasnifi alenidir. En çok oy alan adaydan başlayarak belirlenen sayıdaki asil üye, daha sonra ise yedek üye tespit edilir. Eğer yedek üyelerin tamamlanması için yeterli aday mevcut değil ise eksik kalan yedek üyeler için aynı seçim süreci tekrar edilir.

(3) Başkan, topluluğun her türlü karar ve yürütme işinden sorumludur. Başkanın ve yönetim kurulu üyelerinin görev süresi bir yıldır. Bu süre sona erdiğinde yeniden yönetim kurulu üyesi olarak seçilebilirler. Bir başkan yönetim kuruluna en fazla iki yıl başkanlık yapabilir. Başkanın görevini erken bırakması veya herhangi bir sebepten dolayı görevinden ayrılması durumunda 15 günlük süreçte yönetim kurulu toplantısı yapılarak topluluk başkanı seçilir. Seçim yapılana kadar başkan yardımcısı topluluğa başkanlık eder. Bir öğrenci bir topluluğun yönetim kurulunda en fazla eğitim-öğretim gördüğü akademik birimin minimum süresi kadar görev alabilir. Öğrenim süresi akademik birimin minimum süresinden fazla süren öğrenciler, bu duruma göre sadece topluluk üyesi olarak görevlerine devam edebilirler. Mezun olmuş ya da herhangi bir nedenle Yönetim kurulundan ayrılmak durumunda kalan bir öğrencinin yerine yönetim kurulu yedek üyeyi göreve çağırır. Yeni oluşan yönetim kurulu, ilk toplantısında görev dağılımı yapar.

(4) Yönetim Kurulu, ayda en az bir kez toplanmak zorundadır. Yönetim kurulu salt çoğunlukla toplanır ve kararlar salt çoğunlukla alınır.

(5) Yönetim Kurulunun Görev ve Yetkileri;

  1. Yönetim Kurulu: 1 Başkan, 1 Başkan Yardımcısı, 1 Birinci Sınıf Temsilcisi, 1 Teknik Yazışmalar Sorumlusu, 1 Web Sitesi ve Bilgisayar Sorumlusu, 1 Video Çekim Sorumlusu, 1 Adres Güncelleme ve Mezun İzleme Sorumlusu, 1 Staj ve E-Dergi Sorumlusu, 1 Olağan Öğrenci Kongresi Tertip ve Arşiv Sorumlusu, 2 Kurumlar Arası Proje ve Koordinasyon Sorumlusundan oluşur.
  2. Yönetim kurulu, başkanın sorumluluğunda ve akademik liderin gözetiminde etkinliklerini yürütür.
  3. Yasal düzenlemelerde ve topluluk yönergesinde belirtilen görevleri yerine getirir ve yetkilerini kullanır.
  4. Genel kurul toplantılarının duyurulması ve düzenlenmesinde görev alır.
  5. Üye olma, üyelikten çıkma ve çıkarma işlemlerini yürütür ve güncellenmiş üye listelerini SKS Dairesi Başkanlığına bildirir.
  6. Akademik liderin onayı ile topluluk etkinliklerinin düzenlenmesinde gerekli izinleri alır. Gerekli izinleri almadığı halde, etkinlik düzenleyen ve/veya etkinlik duyurusu yapan topluluğun etkinlikleri SKS Dairesi Başkanlığı tarafından sona erdirilir.
  7. Her eğitim-öğretim yılının sonunda topluluğun yıllık etkinlik raporunu bir ay içinde hazırlayarak, akademik liderin onayıyla Genel Kurula ve SKS Dairesi Başkanlığına yazılı olarak sunmak zorundadır. Bu koşulları yerine getirmeyen topluluğun etkinliklerine SKS Dairesi Başkanlığı tarafından son verilir.
  1. Yönetim kurulu, kararları karar defterine kaydedilir. Karar defterine işlenmeyen kararların geçerliliği yoktur.
  2. Yönetim kurulu, topluluk komisyonunca verilen yetki doğrultusunda öğrenci toplulukları web sayfasını güncellemekle yükümlüdür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Toplulukların Çalışma İlke ve Esasları

Madde 14.

  1. Öğrenci toplulukları, her yıl akademik takvimin başlamasını izleyen dört hafta içerisinde olağan genel kurul toplantılarını yaparak yönetim organlarını oluştururlar ve SKS Dairesi Başkanlığına sunarlar.
  2. Kasım ayı sonuna kadar etkinlik planını teslim eden toplulukların planı topluluk komisyonunca onaylandıktan sonra web sayfalarında yayımlanır ve topluluklar, etkinliklerini ve bunlara ilişkin her türlü yazılı ve görsel materyali akademik liderin imza ve onayını alarak, bir dilekçe ile SKS Dairesi Başkanlığına bildirirler.
  3. Öğrenci toplulukları yapılacak olan faaliyetler ve malî destek gerektiren etkinliklere yönelik Gazi Üniversitesi SKS Dairesi Başkanlığı’nın öğrenci etkinliklerine sağlayacağı destekler için SKS Dairesi Başkanlığı Kültür ve Sosyal Hizmetler Birimi Yönergesini dikkate alınarak en az bir ay önceden mali desteğe ilişkin SKS Dairesi Başkanlığına dilekçe ile başvuru yapılmalıdır.
  4. Topluluklar yönetim kurulu karar defteri, üye kayıt defteri, demirbaş defteri ve gerekli evrakların tutulmasından ve her türlü resmi yazışma, yazılı/görsel belge ve tutanakların korunmasından sorumludur. Karar defteri, üye kayıt defteri ve demirbaş defteri SKS Dairesi Başkanlığı tarafından onaylı olmalıdır. Evrak ve/veya belgeler, Komisyonun denetimine açık olmalıdır.
  5. Zorunlu nedenler dışında, yıl içerisinde en az 3 etkinlik yapmayan ve bu durumu SKS Dairesi Başkanlığına bildirmeyen ve sonraki eğitim-öğretim yılı başında (Kasım ayı sonuna kadar) 1 yıllık etkinlik planını vermeyen topluluklar kendiliğinden kapanır. Kapanan topluluk aynı isim adı altında iki yıl süreyle açılamaz.
  6. Toplulukların yönetim kurulu üyelerinde meydana gelen değişiklikler en geç 15 gün içerisinde SKS Dairesi Başkanlığına bildirilir. Onaylanan değişiklikler ilgili topluluk web sayfasında güncellenir.
  7. Topluluklar, çalışma ve etkinliklerini yasal düzenlemelere, üniversitenin yönerge/genelge ve kurullarının kararlarına ve bu yönergeye uygun olarak yürütürler.
  8. Topluluklar, üniversitenin hedefleri ile uyumlu çalışırlar.
  9. Alkol ve tütün ürünleri ile üzerinde sağlığa zararlı ve tehlikeli olduğu belirtilen her türlü maddeyi özendirici ve insan sağlığına zararlı ürünleri öne çıkaracak etkinliklerde bulunamazlar.
  10. Topluluklar, üniversitenin olanaklarından yararlanırken aynı zamanda bu olanakların korunmasına ve daha çok öğrencinin yararlanabileceği şekilde geliştirilmesine katkıda bulunurlar.
  11. Öğrenci toplulukları üye kayıtları ve etkinlik duyuruları kapsamında en az bir ay önce SKS Dairesi Başkanlığından yazılı izin almak şartıyla stant açabilirler.
  12. Her topluluk kendi adıyla bir sosyal medya hesabı açmalıdır. Açılan hesaplar Gazi Üniversitesi Öğrenci Topluluklarının resmi hesabı olan Gazi Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Facebook hesabı ile bağlantı kurmak zorundadır.
  13. Topluluklar üniversitenin fiziksel ortamına veya eğitim-öğretim’in aksamasına zarar verecek etkinliklerde bulunamazlar.
  14. Topluluklar, ortak etkinliklerinde ve işbirliği alanlarında topluluk  lehine herhangi bir hiyerarşi yaratamaz ve diğer toplulukların alanlarına giren etkinliklerde bulunamazlar.
  15. Topluluklar siyasi partilerle maddi ve hukuki bir bağ kuramazlar.
  16. Topluluk kuruluş amacından sapması, yasa ve ilgili mevzuata aykırı faaliyetler içine girmesi ve üniversite içindeki huzur ortamını tehdit etmesi halinde SKS Dairesi Başkanlığı topluluğun sürekli olarak kapatılmasına karar verir.  

Topluluklara Yapılacak Destekler

Madde 15. 

(1) Topluluğun amacına uygun olmayan etkinlikler destek kapsamı dışındadır.

(2) Gerçekleştireceği etkinlik ile üniversiteyi temsil edecek olan topluluklar, ulaşım, barınma, yemek, malzeme vb.  giderleri kapsamında destek başvurusu yapabilirler.

(3) Destekten yararlanmak isteyen topluluğun, ev sahibi kuruluş tarafından topluluk adına gönderilmiş davet yazısı ve basılı etkinlik programıyla (afiş, poster, web sayfası çıktısı vb.) başvurması durumunda SKS Dairesi Başkanlığı bütçe olanaklarını göz önünde bulundurarak destekle ilgili kararını verir.

Toplulukların Proje, Sponsorluk ve Bağış ile Desteklenmeleri

Madde 16.

(1) Topluluklar, çeşitli kuruluşlar tarafından yapılan proje çağrılarına yönelik proje başvurusu yapabilirler. Avrupa Birliği, Bakanlıklar vb. kurumların yaptıkları başvuruların kabulü halinde, hibenin kullanımına ilişkin belgelerin SKS Dairesi Başkanlığına sunulması gereklidir. Zaruri kesintilerden sonra kalan hibenin tamamı o topluluğun giderleri için kullanılır.

(2) Topluluklar ticari etkinliklerde bulunamaz, aidat, bağış veya başka bir ad altında para toplayamaz, üyelerine maddi çıkar sağlayamaz ve malî kaynak yaratamazlar. Aksi takdirde topluluk kapatılma nedenidir. Ancak, topluluklar SKS Dairesi Başkanlığı’nın bilgisi doğrultusunda ve Kültür ve Sosyal Hizmetler Komisyonu onayıyla çeşitli kurum ve kuruluşlardan sponsorluk ve bağış olarak ayni veya nakdi destek alabilirler. Ayni alınan destekler demirbaş defterine kaydedilir. Nakdi alınan destekler ise, Gazi Üniversitesi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı banka hesabına yatırılır. Zaruri kesintiler sonrası kalan miktar ilgili topluluğun ihtiyaçlarına göre kullanılır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Yürürlük

Madde 17. 

(1) Bu yönerge, Gazi Üniversitesi Senatosunca kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

(2) Bu yönergenin Senatoda kabul edilmesiyle halen uygulanmakta olan Gazi Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi yürürlükten kalkar.

Yürütme

Madde 18. Bu Yönerge Gazi Üniversitesi Rektörü tarafından yürütülür.